Политика обработки персональных данных

Оператор персональных данных — Индивидуальный предприниматель Алехина Виктория Андреевна, ИНН 782065642183, ОГРНИП 324784700130899. Адрес: 196601, Россия, г. Санкт-Петербург, г. Пушкин, ул. Малая, д. 33, Б, кв. 6.

Политика относится к сайту, кабинету компании и размещённым на MailForms генераторам подписей. Она объясняет обработку данных пользователей кабинета, представителей компаний, посетителей и лиц, обращающихся к исполнителю.

Работодатель самостоятельно определяет законные основания для использования данных сотрудников в корпоративной подписи и правила работы своей почты. Эта политика не заменяет документы работодателя или почтового провайдера.

• Учётная запись и доступ. Имя, email и название компании из формы регистрации; защищённые учётные данные, сведения о сессиях, роли и событиях действий. Они нужны для создания кабинета, входа, разграничения доступа и исполнения договора.
• Настройки компании. Сведения, которые администратор сохраняет в кабинете: название, контакты, оформление, выбранный шаблон, состав полей и адрес публичной ссылки. Они нужны для работы корпоративного генератора. Сведения о юридическом лице сами по себе не всегда являются персональными данными, но могут содержать данные его представителей.
• Обращения. Контакт для ответа, содержание вопроса и необходимые сведения о компании или операции, которые человек сообщает исполнителю. Цель — ответ, помощь, рассмотрение заявления и защита прав сторон.
• Технические запросы. IP-адрес, время, адрес запрашиваемого ресурса, сведения о браузере и результате запроса могут обрабатываться инфраструктурой для доставки страниц, диагностики и защиты от злоупотреблений. Это не значения полей сотрудника.
• Оплата после её запуска. Идентификатор заказа и операции, сумма, валюта, статус, даты доступа и контакт для расчётных документов — для учёта оплаты, предоставления доступа и выполнения требований закона. Сейчас платежи отключены.

MailForms не запрашивает в своих формах и не сохраняет полный номер карты, срок её действия, CVV/CVC, PIN или коды подтверждения. Не включайте их в другие поля или обращения. Особенность временной проверки банковского уведомления описана ниже.

Сервис не предназначен для сбора сведений о здоровье, убеждениях, интимной жизни или биометрии. Не передавайте эти данные в шаблонах, логотипах и сообщениях.

Значения, введённые сотрудником в публичный генератор, обрабатываются в его браузере. ФИО, должность, телефоны, email и дополнительные поля используются локально для предпросмотра и подготовки копируемой подписи. Эти значения не отправляются в базу MailForms, на управляющий сервер Codex/SSH в Нидерландах или во внешние AI-сервисы.

При копировании результат попадает в буфер обмена устройства. При вставке в почтовый клиент или отправке письма данные передаются уже по выбору сотрудника и в рамках работы его почтовой системы.

Браузер при этом загружает саму страницу и её ресурсы. Поэтому локальная обработка формы не означает отсутствия технических сетевых запросов или серверных журналов.

Параметры оформления, названия полей и сведения компании, опубликованные администратором в шаблоне, доступны посетителям публичной ссылки. Такая ссылка не является закрытым каналом для конфиденциальных сведений.

Обработка выполняется в объёме, необходимом для заключения и исполнения договора, исполнения установленных законом обязанностей и защиты законных интересов при соблюдении прав субъекта. В случаях, когда основанием служит согласие, оно предоставляется отдельно по документу «Согласие на обработку персональных данных».

В зависимости от цели могут выполняться сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа уполномоченным лицам, блокирование, удаление и уничтожение данных. Обработка может быть автоматизированной или выполняться уполномоченным человеком при разборе обращения.

Согласие на регистрацию не является разрешением на рекламные рассылки, продажу данных или их неограниченную публикацию. Сервис не использует значения полей сотрудников для обучения AI. Решения, создающие юридические последствия для человека, исключительно автоматизированно на основании его персональных данных не принимаются.

Все рабочие сервисы MailForms, учётные записи, база данных, загруженные файлы, журналы и операционная обработка размещаются на сервере в Российской Федерации. Для восстановления используются зашифрованные резервные архивы; отдельная зашифрованная резервная копия может храниться в Яндекс Диске. Она не используется как рабочая среда. Доступ к закрытым сведениям должен ограничиваться целью работы и полномочиями.

Техническая инфраструктура включает хостинг, обслуживание домена и резервное копирование. Это означает, что некорректно обещать отсутствие любых третьих лиц в обработке. При привлечении обработчика оператор определяет законное основание, необходимый объём данных, требования к защите и ограничения использования.

После подключения платежей банк и кассовая инфраструктура будут получать сведения, необходимые для оплаты и формирования расчётных документов. Банк обрабатывает реквизиты карты в собственной форме по своим применимым правилам. В уведомлении банка могут присутствовать маскированный номер, срок действия и технический идентификатор карты: сервер временно обрабатывает их в памяти для проверки подлинности уведомления, после чего исключает из результата. Эти поля не сохраняются в базе и не записываются платёжным обработчиком в журналы. Полный номер карты и CVV/CVC для проверки не требуются и отклоняются. Сейчас приём реальных платежей отключён.

Данные могут предоставляться уполномоченным государственным органам только при наличии законного основания. Сведения о конкретной обработке и получателях своих персональных данных можно запросить у оператора.

Сервер в Нидерландах используется только как закрытый управляющий узел Codex/SSH для администрирования российского сервера. На нём не запускаются сервисы MailForms; он не получает и не хранит данные MailForms, включая учётные записи, настройки компаний, файлы логотипов, значения полей сотрудников, рабочие журналы и резервные копии.

Внешние и платные AI-функции, включая анализ логотипов и AI-поддержку, полностью отключены. Файлы и значения полей сотрудников не отправляются внешним AI-провайдерам.

До включения функций с внешней обработкой оператор должен определить фактических получателей, состав передаваемых данных, основания и необходимые меры для трансграничной передачи, обновить информацию для пользователя и, когда это требуется, получить отдельное согласие. Настоящая политика сама по себе не является таким согласием.

Не загружайте в логотипы персональные или чувствительные сведения. Возможность будущей функции не является разрешением передавать персональные данные зарубежным сервисам.

Для входа используется необходимая cookie сессии. Она помогает сохранить авторизацию и связать запрос с учётной записью; срок текущей сессии составляет до 7 дней. При выходе cookie удаляется, а сессия отзывается.

Cookie сессии не предназначена для рекламного отслеживания. В текущую версию не встроены сторонние рекламные счётчики. Отключение необходимых cookie может сделать вход и работу кабинета невозможными.

Публичная форма сотрудника держит введённые значения в состоянии страницы, а не в базе аккаунтов. За содержимое буфера обмена, настройки автозаполнения браузера и дальнейшее хранение подписи на устройстве отвечает его пользователь.

Срок обработки определяется её целью и законным основанием. Данные учётной записи и настройки используются для обслуживания рабочего пространства; сведения о расчётах, обращениях и доказательства принятия условий могут храниться отдельно в пределах сроков, необходимых по закону и для защиты прав сторон.

Данные не должны храниться бессрочно только потому, что однажды были получены. При достижении цели, утрате основания или обоснованном требовании субъекта оператор прекращает соответствующую обработку и организует удаление либо уничтожение, если закон не требует продолжения хранения. Для данных, которые необходимо сохранить, ограничиваются цель использования и доступ.

Окончание оплаченного доступа означает архивирование публичной ссылки, а не автоматическое удаление настроек компании. Это позволяет возобновить работу после продления. Само архивирование не является отдельным согласием на бессрочное хранение персональных данных.

Для прекращения обработки или удаления направьте обращение оператору. В предзапусковой версии такие обращения рассматриваются вручную; отдельная кнопка автоматического удаления не заявляется. При обработке запроса учитываются также данные в резервных копиях и необходимость не восстановить уже удалённые данные в рабочую систему.

Вы можете запросить сведения об обработке своих данных, потребовать исправить неточности, поставить вопрос о блокировании или удалении, отозвать согласие и обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или суде.

Укажите, какие сведения или действия вас интересуют, и контакт для ответа. Оператор может запросить минимально необходимые сведения для проверки личности или полномочий, чтобы не раскрыть ваши данные постороннему лицу. Не отправляйте паспорт и иные документы, если необходимость их предоставления не объяснена.

Запросы рассматриваются в сроки, предусмотренные законом для соответствующего требования. Отзыв согласия не отменяет обработку, для которой сохраняется самостоятельное законное основание, но оператор должен объяснить такое основание.

Меры защиты включают проверку полномочий, разделение компаний, защищённое хранение учётных данных и резервное копирование. Подробнее о реализованном подходе и ограничениях — на странице безопасности сервиса.

Актуальная редакция публикуется на этой странице с датой. При изменении целей, состава данных или внешней обработки информация обновляется до использования нового сценария; когда по закону необходимо новое согласие, публикация политики его не заменяет.